Política de tratamiento de datos

Apreciado usuario, somos responsables con el tratamiento de sus datos personales consignados en el presente formulario web, los cuales serán incorporados a una base de datos de COMERCIALIZADORA FRESMAR con la finalidad de recibir pedidos, quejas, reclamos, sugerencias, dar respuesta a los requerimientos, enviar cotizaciones, informar sobre ofertas, promociones, noticias y enviar publicidad de los productos de nuestra compañía.

Sus datos serán tratados con medidas de seguridad adecuadas y puede ejercer los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y demás relacionados con el habeas data, contactándonos al correo electrónico servicioalcliente@fresmar.com.

Para mayor información sobre el uso de sus datos personales, puede consultar nuestra política de tratamiento o visitar nuestra área administrativa en la sede principal ubicada en la Carrera 16, N° 79-34 y 79-36 Avenida Simón Bolívar Dosquebradas Rda.

 

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DATOS PERSONALES COMERCIALIZADORA FRESMAR S.A.S

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

Razón social: COMERCIALIZADORA FRESMAR S.A.S
Nit: 900481902-6
Domicilio: Dosquebradas Risaralda.
Dirección comercial: Carrera 16, N° 79-34 y 79-36 Avda Simón Bolívar
Teléfono: (606) 329 8989
Correo electrónico: alexandragarcia@fresmar.com (Notificación judicial)
Contacto: servicioalcliente@fresmar.com
Página web: www.fresmar.com

 

1.    PROPÓSITO

De acuerdo con lo reglamentado por el Gobierno Nacional a través de la Ley 1581 de 2012 y sus reglamentaciones, la presente política tiene como propósito definir, dar a conocer e implementar los alcances y las directrices internas de FRESMAR respecto a su responsabilidad en el tratamiento de los datos personales de sus diferentes grupos de interés, garantizando el ejercicio efectivo de los derechos de los titulares conforme a la normativa vigente.

 

2.    MARCO LEGAL

 Normatividad Nacional

    • Constitución política de Colombia-1991:
      • Artículo 15: Consagra el derecho fundamental al habeas data, estableciendo que todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
      • Artículo 20: Garantiza el derecho a la información y establece límites para proteger la intimidad personal y familiar, así como el buen nombre.
    • Ley estatutaria 1266 de 2008, ley habeas data: Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.
    • Ley 1273 de 2009: La protección de la información y los datos, modificando el Código Penal para tipificar delitos informáticos y salvaguardar sistemas TIC, creando bienes jurídicos nuevos como la confidencialidad, integridad y disponibilidad de datos, e introduciendo sanciones para conductas como el acceso abusivo a sistemas, daño informático, uso de software malicioso y violación de datos personales
    • Ley estatutaria 1581 de 2012, ley de protección de datos: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales
    • Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo: Compila las disposiciones reglamentarias en materia de protección de datos personales, incluyendo las normas sobre autorización del titular, aviso de privacidad, transmisión de datos y Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), anteriormente contenidas en los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, en desarrollo de la Ley 1581 de 2012.
    • Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional: Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
    • Ley 2300 de 2023 “Dejen de fregar”, Superintendencia de industria y comercio: Proteger el derecho a la intimidad de los consumidores, estableciendo los canales, el horario y la periodicidad en la que estos pueden ser contactados por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y todas las personas naturales y jurídicas que adelanten gestiones de cobranzas de forma directa, por medio de terceros o por cesión de la obligación.

 

Jurisprudencia Relevante

    • Sentencia T-729 de 2002, Corte constitucional: Precisó el alcance del derecho de habeas data y estableció que la información personal tiene un ámbito de privacidad que debe ser respetado. Distinguió entre datos públicos, semiprivados, privados y sensibles.
    • Sentencia SU-458 de 2012, Corte constitucional: Reafirmó el carácter autónomo del derecho al habeas data financiero y crediticio como derecho fundamental distinto del derecho a la intimidad. Estableció criterios para el manejo de datos financieros y crediticios por parte de operadores de información y entidades que administran bases de datos comerciales.
    • Sentencia C-748 de 2011, Corte Constitucional: Revisó y declaró exequible el proyecto de ley estatutaria que se convirtió en la Ley 1581 de 2012. Estableció que el derecho al habeas data tiene una triple dimensión: conocer, actualizar y rectificar datos personales. Definió los alcances y límites del derecho fundamental a la protección de datos personales.

 

Estándares y Guías de la SIC

    • Guía para la Implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability) – 2015, Superintendencia de Industria y Comercio: Reafirmó el carácter autónomo del derecho al habeas data como derecho fundamental distinto del derecho a la intimidad. Estableció criterios para el manejo de datos personales por parte de entidades públicas y privadas.
    • Instrucciones para el Tratamiento de Datos Personales – Circular Externa 002 de 2015, Superintendencia de Industria y Comercio: Establece instrucciones sobre el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, datos sensibles, y tratamientos exceptuados de autorización. Aclara la aplicación de principios y deberes.
    • Guía para el Registro de Bases de Datos – 2020, Superintendencia de Industria y Comercio: Orientaciones técnicas y procedimentales para el registro, actualización y renovación de bases de datos ante el RNBD. Incluye formatos, plazos y requisitos específicos.

 

Normatividad Internacional Aplicable

    • Convenio 108 del Consejo de Europa – 1981, Convenio para la Protección de las Personas con respecto al Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal: Referente internacional para la interpretación de estándares de protección de datos, especialmente en contexto de transferencias internacionales.
    • Decisión Andina 351 de 1993, Comunidad Andina: Régimen común sobre derecho de autor y derechos conexos aplicable en los países miembros de la CAN. Incluye disposiciones sobre la protección de bases de datos y su tratamiento.
    • Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) – 2016, Unión Europea: Referente de mejores prácticas internacionales para empresas colombianas que transfieren datos a Europa o que tienen operaciones con la UE.

 

Normatividad sectorial

    • Ley 527 de 1999, Ley de Comercio Electrónico: Regula el acceso y uso de mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales. Establece principios de protección de datos en transacciones electrónicas.

 

3.    PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

    • Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
    • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legitima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
    • Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
    • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
    • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
    • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
    • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta.

 

4.    ALCANCE

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de FRESMAR y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

 

5.    DEFINICIONES IMPORTANTES PARA TENER EN CUENTA

    • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
    • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
    • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
    • Encargado: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
    • Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
    • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
    • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
    • Transferencia: La transferencia tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
    • Transmisión: Es el tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
    • Oficial de protección de datos (OPD): es la persona o área interna/externa encargada de supervisar el cumplimiento de las normativas de privacidad, gestionar riesgos y velar por el tratamiento adecuado de datos personales en una organización. Su labor es fundamental para generar confianza, asegurar el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada (Accountability) y atender las solicitudes de los titulares de datos.

 

6.    CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.

 

1.    Contenido de la base de datos

En las bases de datos de FRESMAR se almacena la siguiente información:

    • Datos generales de identificación: Nombre completo, apellido, tipo y número de identificación, fecha y lugar de expedición, estado civil, sexo.
    • Datos de contacto y ubicación: Número de teléfono fijo, número de celular, correo electrónico, dirección de domicilio.
    • Datos biométricos: Huella, fotografías, videos, fórmula dactiloscópica, voz.
    • Datos de salud: Tipo de sangre, morbilidades.
    • Datos públicos: Antecedentes judiciales y/o disciplinarios.
    • Datos semiprivados: financiero, crediticio y/o derechos de carácter económico, actividad económica.
    • Datos socioeconómicos: Estrato, propiedad de la vivienda.
    • Datos tributarios: Información tributaria de la persona.
    • Datos patrimoniales: Bienes muebles e inmuebles, ingresos, egresos, inversiones.
    • Datos laborales: Historia laboral, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro.
    • Datos educativos: Nivel educativo, capacitación y/o historial académico.
    • Datos de seguridad social: Afiliación y aportes al Sistema Integral de Seguridad Social (EPS, IPS, ARL, AFP), fechas de ingreso/retiro.
    • Datos de acceso a sistemas: Usuarios, IP, claves, perfiles.

 

Parágrafo: En caso de requerir datos adicionales para determinada actividad en particular, se informará al titular de tal fin y se obtendrá autorización previa.

 

2.    Datos Sensibles

Se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como:

    • Origen racial o étnico
    • Orientación política
    • Convicciones religiosas o filosóficas
    • Pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos
    • Partidos políticos o garantías de partidos políticos de oposición
    • Salud
    • Vida sexual
    • Datos biométricos

 

COMERCIALIZADORA FRESMAR SAS solo solicitará datos de carácter sensible cuando sea estrictamente necesario para el cumplimiento de obligaciones legales, laborales o de seguridad.

En estos casos:

    • Se informará al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
    • Se informará de forma explícita y previa cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de este.

 

AVISO DE PRIVACIDAD

El presente Aviso de Privacidad (en adelante el “Aviso”) establece los términos y condiciones en virtud de los cuales COMERCIALIZADORA FRESMAR S.A.S identificada con Nit 900.481.902-6, domiciliada en la ciudad de Dosquebradas, Risaralda bajo el nombre comercial de FRESMAR, realizará el tratamiento de sus datos personales.

 

1.    TRATAMIENTO Y FINALIDADES

El tratamiento que realizará FRESMAR con la información personal será́ el siguiente: La recolección, almacenamiento, uso, circulación, con fines comerciales, de control y supervisión con las siguientes finalidades:

    1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social y el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información, o los actos de él se deriven.
    2. Evaluar la calidad del servicio y realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
    3. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de éstas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por FRESMAR y/o por terceras personas
    4. Desarrollar los procesos de selección, evaluación, y vinculación laboral.
    5. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
    6. Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de FRESMAR.
    7. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
    8. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por FRESMAR.
    9. Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual FRESMAR tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de estas.
    10. Contactar al Titular para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos necesarios para la ejecución de una relación contractual.
    11. Contactar al Titular a través de medios electrónicos, SMS o herramientas de mensajería instantánea (chat) para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización, bienestar laboral o mejora del servicio.
    12. Contactar al Titular a través de líneas telefónicas para gestiones de cobro y recuperación de cartera.
    13. Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas.
    14. Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales.
    15. Prestar los servicios ofrecidos por FRESMAR y aceptados en el contrato suscrito.
    16. Realizar la verificación, validez y monitoreo de los documentos enviados en el proceso de vinculación de contrapartes (contratistas, empleados, proveedores y clientes).
    17. Consultar en centrales de riesgo y fuentes de información crediticia la capacidad de pago y comportamiento financiero del titular, para efectos de evaluación y apertura de crédito, conforme a la Ley 1266 de 2008.
    18. Ejecutar la investigación de antecedentes en páginas públicas, listas restrictivas, vinculantes y de control (nacionales e internacionales), documentación financiera y verificación de referencias, con el fin de prevenir riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
    19. Realizar la verificación, validez y monitoreo de los documentos y condiciones del personal en el proceso de vinculación y durante la vigencia del contrato, lo cual incluye:
      • Ejecución de visitas domiciliarias para validación de entorno socioeconómico.
      • Consulta de antecedentes en páginas públicas y listas de control.
      • Realización de exámenes médicos de salud ocupacional establecidos por FRESMAR.
      • Aplicación de pruebas de alcohol y drogas conforme a la política de seguridad y salud en el trabajo (SST) y el Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV).
    1. Realizar el monitoreo y seguimiento de la operación de transporte, ubicación satelital de la carga, registro de planillas de despacho y control de seguridad en ruta para garantizar la integridad de la mercancía.
    2. Atender, tramitar y responder peticiones, consultas, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones (PQRSF) relacionadas con el servicio al cliente y garantizar el ejercicio del derecho de Hábeas Data.
    3. Gestionar denuncias o reportes asociados a la convivencia laboral, presunto acoso laboral o sexual, y cualquier conducta que vulnere la ética organizacional o el ordenamiento legal, incluyendo la recolección de testimonios, pruebas documentales y medios audiovisuales, bajo estrictos protocolos de reserva, confidencialidad y debida custodia por las áreas competentes o el Comité de Convivencia Laboral, salvo que dicha información sea requerida por autoridades judiciales, administrativas o de control competentes en cumplimiento de obligaciones legales, mandatos judiciales o requerimientos oficiales, garantizando el debido proceso y la integridad de la empresa.

 

2.    DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

    • Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
    • Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
    • Solicitar prueba de la autorización otorgada.
    • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
    • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
    • Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá́ carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de los niños y adolescentes.
    • Ser informado por el responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

 

Para ejercer cualquiera de estos derechos puede comunicarse con COMERCIALIZADORA FRESMAR SAS a través de los siguientes canales:

 

3. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que FRESMAR está obligada a cumplir los deberes que exija la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:

    1. Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (II) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (III) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (IV) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (VII) Actualizar la información cuando sea necesario. (VIII) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
    2. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales: Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (II) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (III) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (IV) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (VII) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (IX) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (XII) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (XIII) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
    3. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado: (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 2.2.2.25.5.2 Decreto 1074 de 2015) (II) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (III)  Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (IV) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi)  Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
    4. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio: (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (II) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

4. MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de información, la cual se encuentra publicada en www.fresmar.com

 

5.    SOLICITUDES Y RECLAMOS DE LOS TITULARES

FRESMAR ha dispuesto mecanismo para que el titular ejerza su derecho a: acceder, consultar, actualizar, corregir, eliminar y revocar la autorización que haya otorgado para lo cual se define el siguiente procedimiento:

 

Supuestos para procedencia de reclamos y solicitudes

El Titular podrá elevar un reclamo ante la Compañía en los siguientes casos relacionados con su información personal:

    • Actualización y Rectificación: Para corregir datos erróneos o desactualizados en su Hoja de Vida o registro de cliente.
    • Acceso y Prueba: Para solicitar copia de su autorización o conocer qué datos específicos reposan en los archivos de FRESMAR.
    • Supresión o Revocatoria: Para solicitar la eliminación de sus datos o retirar su consentimiento, sujeto a las validaciones y excepciones legales de conservación.

 

a.    Interposición de la solicitud.

El Titular de los datos realiza una solicitud mediante un escrito físico dirigido a FRESMAR o a través del correo electrónico: servicioalcliente@fresmar.com o formulario dispuesto en la página web https://fresmar.com/pqrs/,  indicando en el asunto cuál es el derecho que quiere ejercer con los siguientes datos:

      • Nombre y apellidos del Titular.
      • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
      • Petición en que se concrete el derecho que se quiere ejercer.
      • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante, en los casos que sea mediante escrito.
      • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

 

b.    Recepción y trámite de la solicitud.

El oficial de protección de datos personales recibe las solicitudes, valida la información de esta, establece el tipo de titular y da respuesta al titular la gestión correspondiente a su solicitud.

Y según el derecho solicitado por el titular de los datos se procede de la siguiente manera:

Acceso o consulta: El Oficial de Protección de Datos genera un documento que contenga la información que se tiene del titular y emite respuesta sobre los hallazgos arrojados. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Actualización o corrección: Se realiza la actualización o corrección en la base de datos y genera un Print de la actualización o corrección. Emite oficio que contenga la respuesta al titular adjuntando el print de la actualización o corrección.

Eliminación o supresión: El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de sus datos personales cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados, o se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por FRESMAR. Validada la información, el Oficial de Protección de Datos tramita la solicitud, informa o adjunta el print del dato o los datos eliminados y emite respuesta en este sentido, conforme a los plazos establecidos en el literal v de la presente política.

Nota: Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y FRESMAR puede negar el ejercicio de este considerando:

          • Deber Legal o Contractual: Cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (como la conservación de exámenes médicos ocupacionales por 20 e historial laboral por 80 años según el Decreto 1072 de 2015 y recomendaciones del archivo general de la nación).
          • Obstaculización de Procesos: Cuando la eliminación de datos afecte actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, investigación de delitos o actualización de sanciones.
          • Protección de Intereses y Bien Público: Cuando los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados del Titular, realizar acciones de interés público o cumplir obligaciones legalmente adquiridas por este.

 

Revocar la autorización. El oficial de protección de datos personales realizará seguimiento a las revocaciones solicitadas por el titular, con el fin de garantizar que se realicen correctamente y responderá en este sentido. Adicionalmente, alertará a las áreas que tuviesen contacto con la base de datos en la que reposaba la información del titular que revoca su autorización, con el fin de que estén informadas de la revocatoria de autorización y así mismo se marcará en la base de datos.

Reclamo. Si al recibir un reclamo esté está incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

El Oficial de Protección de datos será notificado del requerimiento con el fin de realizar seguimiento a la atención de este.

Nota: Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el titular presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, el oficial de protección de datos personales debe registrarlo como “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantiene hasta que el reclamo sea resuelto y se le dé respuesta al titular por parte del oficial de protección de datos personales. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informa al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El oficial de protección de datos personales lleva la relación de las solicitudes recibidas en el formato “Solicitudes de derechos de habeas data” para el posterior seguimiento de estas.

 

 AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

COMERCIALIZADORA FRESMAR S.A.S identificada con Nit 900.481.902-6, domiciliada en la ciudad de Dosquebradas, Risaralda bajo el nombre comercial de FRESMAR, será responsable del tratamiento de datos personales, y en tal virtud, podrá recolectar, almacenar, circular y transmitir los datos personales para las finalidades descritas en el Aviso de Privacidad contenido en la presente política.

Manifiesto que me informaron que en caso de recolección de mi información sensible tengo derecho a contestar o no las preguntas que me formulen y a entregar o no los datos solicitados.

Entiendo qué son datos sensibles aquellos que afectan mi intimidad como Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Reconozco que mis derechos como titular del dato son los contenidos en la Ley 1581 de 2012 y sus reglamentos y en la Constitución, y anteriormente especificados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Estos derechos los podré ejercer a través de los canales o medios dispuestos por FRESMAR para consultas o ejercicio de mi derecho de Hábeas Data y mencionados en sus políticas.

Por lo anterior, al aceptar, otorgo mi consentimiento a FRESMAR para que realice el tratamiento de mis datos de acuerdo con su Política de Tratamiento de Datos Personales dispuesta aquí y publicada por esta en su página web y que declaro haber conocido antes de proporcionar mis datos personales.

Manifiesto que la presente autorización la suscribo de forma libre y voluntaria una vez leída en su totalidad.

 

VIGENCIA DE BASE DE DATOS

 La actualización de las Políticas de Tratamiento de Información Personal de FRESMAR estará vigentes a partir del día 15 de abril del año 2026. FRESMAR se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

Las bases de datos administradas por FRESMAR se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de FRESMAR o una obligación contenida en un contrato entre FRESMAR y el Titular de los datos.

Esta política podrá́ ser modificada, razón por la cual le recomendamos revisar en nuestra página Web www.fresmar.com, donde se pondrá́ a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de esta.

 

APROBACIÓN

La presente política fue revisada y aprobada por la alta dirección de COMERCIALIZADORA FRESMAR SAS el 15 de abril de 2026.

Comercializadora Fresmar SAS
Carrera 16 # 79-34
Dosquebradas, Risaralda

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